Los notarios públicos tienen la tarea de probar la autenticación y certificación de los documentos legales y las firmas adjuntas. La profesión de notario, sus procesos y prácticas han experimentado cambios rápidos con el aumento de la globalización y el requisito más reciente de que los servicios públicos estén disponibles digitalmente, lo que también ha resultado en nuevas regulaciones para proteger estos procesos legales fundamentales de los riesgos digitales.
Debido a estos desarrollos, el mayor impacto para la profesión notarial ha sido el aumento de la notarización digital, donde los documentos pueden firmarse y certificarse ante notario electrónicamente. Los beneficios de la notarización digital son de gran alcance para el sector legal, así como para las personas y empresas a las que sirven. La notarización digital permite a los clientes y notarios evitar las reuniones en persona, proporcionando una mayor accesibilidad a los servicios notariales para aquellos para quienes viajar puede no ser una opción, además de permitir un procesamiento más rápido y eficiente de documentos notariales y legales.
Sin embargo, la digitalización de documentos y procedimientos legales y notariales puede dejarlos expuestos a vulnerabilidades de seguridad sin la protección adecuada, haciendo que todo el proceso notarial sea redundante. La profesión notarial debe adaptarse rápidamente a estos nuevos desafíos para garantizar la seguridad de la documentación legal crítica y proteger los intereses del público al que sirven, adoptando prácticas de seguridad digital con énfasis en la protección de datos y el cumplimiento normativo.
- Notarización Remota Online (RON) vs Notarización Tradicional
- Marcos legales para la notarización remota online
- El papel de las firmas y sellos digitales para los servicios de notarización remota online
- Aplicaciones prácticas de las firmas y sellos digitales en la profesión notarial
- La importancia de la confianza en la notarización remota online
Notarización Remota Online (RON) vs Notarización Tradicional
La notarización es el proceso mediante el cual un notario público verifica la autenticidad de la documentación legal y la identidad de las partes firmantes. Este proceso generalmente sigue siendo el mismo tanto para la notarización tradicional como para la notarización digital, pero con algunas diferencias clave en la forma en que se realiza.
Cuando un documento se legaliza digitalmente, es importante tener en cuenta que existen dos tipos de notarización digital. “Notarización electrónica” es el término general para los actos notariales que se realizan digitalmente, incluidos los actos notariales presenciales, donde la documentación se firma en un dispositivo como una tableta o un ordenador portátil. Alternativamente, la documentación se puede firmar y certificar ante notario en línea. Este servicio se conoce como Notarización Remota Online (RON).
Tradicionalmente, los participantes deben comparecer ante un notario público cuando realizan actos notariales, proporcionando prueba de identidad antes de que la documentación sea firmada y certificada ante notario. Si esto se realiza a través de un servicio RON, se puede lograr a través de una llamada de audio y video en vivo mientras se completa el documento digitalmente.
Debido a sus beneficios de mayor accesibilidad, los servicios RON se están volviendo más comunes y están ampliamente disponibles. La Notarización Remota Online ofrece a los clientes:
- Mayor velocidad y eficiencia: Dado que las reuniones en línea hacen innecesarios los viajes y el procesamiento de documentos físicos, los actos notariales se procesan mucho más rápidamente, lo que permite a las personas y organizaciones avanzar con los siguientes pasos de los procedimientos legales mucho más rápidamente, con mayor comodidad para el cliente y el notario.
- Servicios transfronterizos más fácilmente disponibles: A raíz de la globalización, la naturaleza remota de los servicios RON también permite a los notarios trabajar más fácilmente con ciudadanos internacionales, embajadas globales, oficinas en el extranjero y proveedores de servicios legales. Esto también está teniendo un impacto en cadena en el número de notarios que están adquiriendo habilidades para navegar en una gama más diversa de sistemas legales internacionales.
- Sostenibilidad: Las oficinas sin papel se están convirtiendo en la norma en todas las industrias luego de los mandatos nacionales, y los sectores legal y notarial no son una excepción. Los servicios RON requieren poco o ningún papeleo, lo que significa la adopción de mayores prácticas de sostenibilidad en las oficinas notariales.
- Rastro auditable: Además de oficinas sin papel, las prácticas RON también han resultado en un seguimiento de la documentación auditable más fácil de seguir, ya que los contratos y la documentación notarial se pueden almacenar utilizando plataformas basadas en la nube en lugar de archivarse en un gabinete, otorgando acceso a cualquiera que lo necesite con autorización.
Marcos legales para la notarización remota online
La notarización electrónica se está convirtiendo en un proceso legalmente aceptado a nivel mundial y, si bien los gobiernos estatales y nacionales de todas partes legislarán su propia definición de los requisitos RON aceptados, generalmente tienden a seguir las mismas pautas básicas; por ejemplo, el notario debe poder verificar la identidad del cliente mediante una llamada de voz y vídeo. También hay algunos actos notariales que sólo se pueden realizar en persona, como la certificación notarial de certificados de nacimiento y defunción, pero en general la mayoría de los actos notariales se pueden realizar de forma remota si se solicita y si así lo establece la ley.
En los EE. UU., los servicios RON y de notaría electrónica están sujetos a una serie de requisitos reglamentarios, incluida la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA), la Ley ESIGN y los Estándares de Notarización Electrónica de la Asociación Nacional de Secretarios de Estado (NASS). En la actualidad, 47 estados americanos y el Distrito de Columbia aceptan legalmente los servicios de notarización electrónica y RON, aunque los estándares varían entre ellos y muchos todavía están desarrollando sus marcos.
- UETA, 1999: Desarrollado para eliminar barreras a los procesos de firma electrónica, establece que las firmas electrónicas, incluido cualquier símbolo, sonido u otro proceso, pueden usarse legalmente en lugar de las firmas tradicionales para actos notariales, siempre que todas las partes den su consentimiento y tengan acceso y conocimiento del software y hardware utilizados para la firma electrónica del documento y puedan conservar el acceso.
- Ley E-SIGN de 2000: Esto fue desarrollado para respaldar y trabajar con los requisitos de UETA; existe una superposición significativa entre las dos regulaciones. Esto permite que los firmantes de documentos y los notarios presenten cualquier símbolo, sonido u otro proceso como su firma legal siempre que esté "adjunto" o "lógicamente asociado" con el documento y otra información notarial requerida, como el certificado notarial y la información del sello. Si bien las pautas de la UETA son opcionales para cada estado, la ley ESIGN opera a nivel federal y significa que un estado no puede rechazar la autenticidad legal de una firma electrónica, lo que reduce las restricciones para las organizaciones que operan a nivel interestatal.
- Estándares de notarización electrónica de NASS, 2006: Esto amplía tanto la UETA como la Ley E-SIGN, con una definición más específica de firma de notario. Además de los requisitos definidos en UETA y ESIGN, estos estándares exigen que la firma sea exclusiva del notario, pueda ser autenticada de forma independiente, controlada únicamente por el propio notario, y que esté vinculada al documento de manera que las alteraciones posteriores sean detectables. Estos estándares son importantes porque no se pueden lograr únicamente con una Firma Electrónica Simple.
En el Reino Unido y la UE los notarios están sujetos al RGPD que les exige garantizar la seguridad de los datos de los clientes, incluida cualquier documentación con su información personal o que hayan firmado.
Los procesos de Notarización Remota en Línea también se ajustan a eIDAS tanto en el Reino Unido como en la UE. Si bien eIDAS no estipula que la certificación notarial sea un requisito de cumplimiento, sí proporciona un marco para los requisitos legales relacionados con el uso de firmas digitales. Esto se aplica a una amplia gama de casos de uso de firmas digitales que pueden incluir servicios RON, como servicios transfronterizos, y la estandarización de requisitos para los tipos de firma aceptados en la UE y el Reino Unido.
eIDAS, además de definir diferentes tipos de firmas electrónicas, incluidas Firmas Electrónicas Cualificadas (QES) Por su alto nivel de seguridad y garantía jurídica, también establece que no se negará la admisibilidad legal de las firmas electrónicas como prueba por el solo hecho de ser electrónicas. También especifica estándares para el uso de Firmas y Sellos Electrónicos Avanzados (AES) para garantizar la interoperabilidad transfronteriza. Si bien esto no analiza específicamente sus usos en procesos notariales, esto es importante para permitir servicios RON que abarquen múltiples jurisdicciones.
En general, los notarios deben tener una comprensión diversa de los marcos legales internacionales y los tipos de firma si quieren brindar servicios transfronterizos, y los servicios RON deben brindar un alto nivel de confianza y seguridad para garantizar que las firmas y los sellos sean legalmente reconocidos a nivel regional.
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El papel de las firmas y sellos digitales para los servicios de notarización remota en línea
Las firmas y sellos digitales garantizan la seguridad y la confianza, siendo este último fundamental para el proceso notarial. Las firmas digitales se utilizan en el proceso de Notaría Remota online por varias razones:
- Verificación de identidad: Las firmas digitales requieren a una Autoridad Certificadora (CA) para verificar la identidad del firmante. La CA emite certificados digitales que verifican la identidad de personas u organizaciones, asegurando que el firmante es quien dice ser.
- Seguridad e Integridad: Las firmas digitales garantizan que un documento no haya sido alterado después de la firma. Mediante el cifrado crean una huella digital única del documento, que puede ser verificada por cualquier persona con acceso a la clave pública del firmante.
- Reconocimiento Legal: Las firmas digitales están legalmente reconocidas en muchas jurisdicciones de todo el mundo y, por lo tanto, pueden utilizarse en el proceso de certificación notarial de conformidad con los requisitos regionales.
Tipos de firmas digitales para notarización remota en línea
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Aplicaciones prácticas de las firmas y sellos digitales en la profesión notarial
- Bienes raíces: Las firmas digitales para los servicios RON significan que las transacciones inmobiliarias se pueden agilizar mediante la firma de contratos de forma remota, garantizando al mismo tiempo un alto nivel de autenticidad y seguridad.
- Finanzas y Seguros: Firma segura de contratos de préstamo, extractos bancarios y acuerdos de inversión. Proporcionar seguridad y eficiencia a las instituciones financieras como bancos y cooperativas de crédito, así como equipos financieros internos de organizaciones. Las firmas y sellos digitales también agilizan el procesamiento de reclamaciones, garantizando que la documentación no haya sido alterada.
- RRHH y Empleo: A través de la notarización remota en línea segura utilizando servicios de firma digital, las organizaciones pueden facilitar la incorporación remota de nuevos empleados, así como otra documentación de los empleados, incluidos cambios de título y procesos de recursos humanos.
- Otros Actos Notariales: En el sector legal, las soluciones de firma de documentos pueden garantizar la autenticidad y seguridad de documentación legal crítica, incluidas declaraciones juradas, poderes, testamentos, licencias de matrimonio y solicitudes de visa. En el caso de clientes extranjeros y visas y otros documentos de viaje, la Notarización Remota online es una opción mucho más accesible, así como para aquellos que no puedan viajar por circunstancias personales. En este caso, el uso de firmas y sellos digitales es imperativo para garantizar la seguridad y autenticidad de la documentación notarial.
La importancia de la confianza en la notarización remota online
Para los notarios públicos, la confianza es primordial. Su función es garantizar la autenticidad de la documentación legal para que no pueda ser cuestionada. En un panorama cada vez más digitalizado y en el contexto de desarrollos tecnológicos en evolución, esto puede presentar desafíos para la notarización remota online. Si se descubre que un documento notariado no está suficientemente protegido o ha sido manipulado, esto podría provocar una pérdida de confianza, así como disputas legales, invalidación de contratos y trámites y pérdidas financieras. Además, si una parte de la documentación se ve comprometida, esto podría dejar expuesta la información personal o comercial del cliente y provocar una fuga de datos críticos. Sin mencionar las multas regulatorias y el daño a la reputación que se produciría.
Es imperativo trabajar con un Autoridad Certificadora de confianza pública para firmas y sellos seguros basados en certificados. No solo pueden ayudar a brindar mayor eficiencia y accesibilidad durante todo el proceso notarial, sino que también garantizan la seguridad y autenticidad de la documentación crítica y ayudan a brindar no repudio, trabajando para mantener la confianza que los profesionales notariales se esfuerzan por garantizar a sus clientes.
GlobalSign es un proveedor líder de soluciones de firma digital y ha sido una Autoridad Certificadora de confianza pública durante más de 25 años. Las soluciones de firma de documentos basadas en PKI de GlobalSign están en línea con la Lista de confianza aprobada por Adobe, diseñada para brindarle un alto nivel de seguridad y garantía, al mismo tiempo que simplifica y agiliza los flujos de trabajo de documentos.
Nota del editor: este blog se publicó originalmente en abril de 2020, pero desde entonces ha sido revisado para garantizar que el contenido esté en línea con los estándares, regulaciones y conocimientos de la industria.
